KTJC · Kana Group
Kana Group
Benutzerhandbuch
Vollständige Anleitung für das Mitgliederverwaltungs- und Anwesenheitssystem.
Kana Group (KG) ist das digitale Verwaltungssystem von KTJC. Es ermöglicht die Verwaltung von Mitgliedern, Sitzungen, Anwesenheiten und Dokumenten – alles über einen Browser, ohne Installation.
👥 Mitgliederverwaltung
Profile, Kontaktdaten, Rollen und Statusverwaltung aller Mitglieder.
📅 Sitzungsplanung
Termine anlegen, Tagesordnungen verwalten, Beschlüsse festhalten.
✅ Anwesenheitserfassung
Anwesenheit, Entschuldigungen und Online-Teilnahmen dokumentieren.
📁 Dokumentenarchiv
Dateien zu Sitzungen hochladen und abrufbar halten.
Systemadresse
🔗 https://kt-jc.de/ords/r/ktjc/thh-anwesenheit/home
Kein Download erforderlich – der Zugang erfolgt direkt im Browser.
Beim ersten Besuch muss ein persönliches Konto erstellt werden. Die Registrierung dauert weniger als 2 Minuten.
Startseite aufrufenSystemadresse im Browser öffnen und auf „Registrieren" klicken.
Persönliche Daten eingebenVorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort eintragen.
Passwort bestätigenPasswort ein zweites Mal eingeben (mindestens 8 Zeichen, empfohlen: Buchstaben + Zahlen + Sonderzeichen).
Konto anlegenAuf „Registrieren" klicken. Das System legt das Konto an und sendet eine Bestätigungs-E-Mail.
Bestätigungs-E-MailEine Willkommens-E-Mail wird an die angegebene Adresse gesendet. Kein Klick auf einen Link erforderlich – das Konto ist sofort aktiv.
Hinweis: Jede E-Mail-Adresse kann nur einmal registriert werden. Falls ein Konto bereits vorhanden ist, erscheint eine entsprechende Meldung.
Nach der Registrierung kann man sich jederzeit mit E-Mail und Passwort anmelden.
Systemadresse aufrufenDie Startseite öffnet automatisch das Anmeldeformular.
Zugangsdaten eingebenE-Mail-Adresse und Passwort in die entsprechenden Felder eintragen.
AnmeldenAuf „Anmelden" klicken. Bei korrekten Zugangsdaten wird man zur Hauptseite weitergeleitet.
⚠ Achtung: Bei gesperrtem Konto (Status LOCKED) ist die Anmeldung nicht möglich. Bitte Vorstand kontaktieren.
Falls das Passwort vergessen wurde, kann über die Funktion „Passwort vergessen" ein Reset angefordert werden.
„Passwort vergessen" klickenAuf der Anmeldeseite den Link „Passwort vergessen" anklicken.
E-Mail-Adresse eingebenDie bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse eintragen und absenden.
Reset-E-Mail prüfenEine E-Mail mit einem Reset-Link wird gesendet. Der Link ist 24 Stunden gültig.
Neues Passwort setzenIm Formular das neue Passwort zweimal eingeben und bestätigen.
Hinweis: Wenn keine E-Mail ankommt, auch den Spam-Ordner prüfen. Der Absender ist info@ktjc.de.
Im Bereich „Mitglieder" werden alle registrierten Personen des Vereins angezeigt und verwaltet.
Mitgliederliste anzeigen
Die Liste zeigt alle aktiven Mitglieder mit Name, E-Mail, Rolle und Status. Eine Suchfunktion erlaubt das schnelle Finden von Personen.
Profil bearbeiten
Jedes Mitglied kann das eigene Profil (Kontaktdaten) aktualisieren. Vorstand-Mitglieder können alle Profile bearbeiten und den Status ändern.
Status
● Aktiv
● Inaktiv
● Ausstehend
Sitzungen sind zentrale Termine des Vereins. Vorstands-Mitglieder können Sitzungen anlegen und verwalten; alle Mitglieder können sie einsehen.
Sitzung anlegen (nur Vorstand)
Sitzungen öffnenIm Menü „Sitzungen" und dann „Neue Sitzung" wählen.
Pflichtfelder ausfüllenTitel, Datum, Ort und Sichtbarkeit eintragen.
Sitzung speichernAuf „Speichern" klicken. Die Sitzung ist sofort im System sichtbar.
Sichtbarkeit
ALLE – Alle Mitglieder
VORSTAND – Nur Vorstand
INTERN – Interne Nutzung
Sitzungsstatus
● Geplant
● Laufend
● Abgeschlossen
● Abgesagt
Die Anwesenheitserfassung dokumentiert die Teilnahme der Mitglieder an jeder Sitzung.
Anwesenheit erfassen (Vorstand)
Sitzung öffnenDie gewünschte Sitzung in der Liste auswählen.
Anwesenheit starten„Anwesenheit erfassen" klicken. Das System lädt alle aktiven Mitglieder.
Status setzenFür jedes Mitglied den Anwesenheitsstatus auswählen.
SpeichernAuf „Speichern" klicken. Die Daten werden gespeichert und sind sofort in der Auswertung verfügbar.
Anwesenheitsstatus
● Anwesend
● Online
● Entschuldigt
● Abwesend
Hinweis: Die Anwesenheitsrate wird automatisch berechnet und in der Sitzungsübersicht angezeigt.
Zu jeder Sitzung können Dokumente (Protokolle, Präsentationen, Beschlüsse) hochgeladen werden.
Datei hochladen (Vorstand)
Sitzung wählenDie Sitzung öffnen, zu der eine Datei gehört.
Datei hinzufügenIm Bereich „Dateien" auf „Hochladen" klicken und die Datei auswählen.
BeschriftungOptional einen Dateinamen / Beschreibung eingeben und speichern.
⚠ Achtung: Maximale Dateigröße: 10 MB. Unterstützte Formate: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG.
Neue Mitglieder können sich über das Bewerbungsformular bewerben. Vorstand-Mitglieder prüfen und bearbeiten eingegangene Bewerbungen.
Bewerbung einreichen
Formular öffnenIm Menü „Bewerbungen" → „Neue Bewerbung" wählen.
Angaben machenPersönliche Daten, Deutschkenntnisse, Ziele und Motivation eintragen.
AbschickenAuf „Einreichen" klicken. Die Bewerbung geht an den Vorstand.
Bewerbungsstatus
● Neu
● In Prüfung
● Angenommen
● Abgelehnt
Das System kennt zwei Hauptrollen. Die Zuweisung erfolgt durch den Administrator.
| Rolle |
Rechte |
Wer |
| Mitglied |
Eigenes Profil ansehen · Sitzungen ansehen · Anwesenheit einsehen · Dateien herunterladen |
Alle registrierten Benutzer |
| Vorstand |
Alle Mitglieder verwalten · Sitzungen anlegen/bearbeiten · Anwesenheit erfassen · Dateien hochladen · Bewerbungen prüfen · Rollen vergeben |
Leitende Mitglieder |
Hinweis: Die Rollenzuweisung kann nur durch einen bestehenden Vorstand oder den Administrator vorgenommen werden. Bei Fragen bitte direkt Kontakt aufnehmen.
Ich habe mein Passwort vergessen. Was tun?
Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen" anklicken, E-Mail eingeben und den Link in der zugesendeten E-Mail verwenden.
Ich bekomme keine E-Mail vom System. Was kann ich tun?
Spam-/Junk-Ordner prüfen. Der Absender ist immer info@ktjc.de. Falls weiterhin keine E-Mail ankommt, bitte den Vorstand informieren.
Mein Konto ist gesperrt. Was nun?
Ein gesperrtes Konto (Status LOCKED) kann nur vom Vorstand reaktiviert werden. Bitte Kontakt aufnehmen.
Wie ändere ich mein Passwort?
Derzeit über die Funktion „Passwort vergessen" auf der Loginseite. Eine direkte Passwortänderung im Profil ist in Planung.
Ich sehe bestimmte Sitzungen nicht. Warum?
Sitzungen mit Sichtbarkeit „VORSTAND" sind nur für Vorstandsmitglieder sichtbar. Nur Sitzungen mit Sichtbarkeit „ALLE" sind für alle Mitglieder zugänglich.
Welche Browser werden unterstützt?
Chrome, Firefox, Edge und Safari (aktuelle Versionen). Internet Explorer wird nicht unterstützt.